河南财经学院毕业生档案管理规定

（试行）

为了做好我院毕业生档案材料的收集归档和管理工作，确保毕业生档案的规范性与完整性，根据《中华人民共和国档案法》及《河南省人民政府批转省大中专毕业生分配工作领导小组办公室〈关于做好2002年毕业研究生大中专生就业工作的意见〉的通知》（豫政[2002]15号）精神，结合我院实际，特制定本规定：

一、毕业生档案入档内容和范围

1、入学材料：高考登记表、高考试卷；

2、学习材料：各学期成绩单、学籍表、学位登记表；

3、组织材料：加入共青团的材料（申请书和志愿书）、加入中国共产党的材料（申请书、志愿书和转正报告）、中国共产党民主评议表，参加民主党派材料（申请书和登记表）；

4、毕业材料：各学习阶段毕业生登记表、毕业论文、实习鉴定、社会实践活动鉴定表；

5、贷款材料：《助学贷款申请审批表》、还款付息情况；

6、奖励材料：评优、评先、评奖学金登记表；

7、处分材料：受处分及撤消处分的文件；

8、体检材料：入学体检表、体检复查表、毕业生体检表；

9、学籍变动材料：留降级、休学、转学（转入、转出）有关材料；

二、归档要求

1、必须是办理完毕的正式文件材料；

2、材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间；

3、手续必须完备，凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章，个人文字材料必须有本人签字；

4、各类材料必须使用十六开办公用纸，只能用碳素墨水书写；

三、毕业生档案的日常管理

1、各系对毕业生档案的管理要指定专人负责，并将档案管理人员名单报学生处；

2、档案管理人员应与学籍管理、思想政治工作人员密切配合，及时将学生在校期间的各类归档材料收集整理和归档；

3、对档案中的各项内容应列出清单，以便核查；

4、要保证存档期间档案材料的完整性和准确性，不得遗失、撤换、增加、随意涂改或销毁档案材料；

四、毕业生档案的转递与管理

1、应届毕业生在毕业前联系到就业单位的，发《就业报到证》，档案随转；

2、毕业时未落实就业单位的毕业生，根据本意愿，其档案的管理有二种情况：一是转回生源所在地。档案随《就业报到证》转至生源所在省辖市就业主管部门自主择业，由省辖市就业主管部门按生源将毕业生《就业报到证》连同档案和户口关系转回县毕业生主管部门；二是转至省人才交流中心。档案随《就业报到证》转至省人才交流中心，由省人才交流中心进行人事代理。

3、毕业时需发往就业单位、生源所在地、省人才交流中心的毕业生档案，由各系在规定时间内移交到院毕业生分配办公室，由院毕业生分配办公室统一办理档案转递手续；

4、学生档案必须经严格密封，通过机要转递，必要时可派专人送取，不准邮寄或自带；

5、以前保留在学校的毕业生档案，由各系负责管理；

6、院毕分办每月集中办理一次派遣手续，择业期内联系到就业单位的毕业生，各系将其所签协议及档案在每月的15号之前集中交院毕分办，由院毕分办统一办理派遣和档案转递手续；

7、考上研究生的毕业生档案，凭录取院校的调档函及所在系出示的证明材料，由院毕分办办理档案转递手续；

8、因其他原因离校（退学、开除、终止学籍等情况）的学生档案，由系参照有关规定将其移交有关单位；

9、在移交和接受档案时，要做到档案与档案登记表两对照，完善档案管理的有关手续和制度；

五、以上规定由院学生处负责解释。

六、本规定自公布之日起实施。